TERMOS DE REFEEÊNCIA DO GAGIU

  1. Apresentação da Direcção

O Gabinete de Gestão de Infra-estrutura Universitária, abreviadamente designada GaGIU, é um órgão central de administração da Universidade Lúrio, criado em 2009, subordinado ao Reitor e que tem como missão, assistir o Reitor nas questões atinentes a execução, utilização e manutenção do património imobiliário da UniLúrio; planificação das novas edificações e pela coordenação de todos os assuntos relacionados com a planta física da Universidade.

 

É seu dever coordenar com as Unidades Orgânicas, Centros, e Órgãos Centrais na implementação e execução de actividades programadas no âmbito da construção nos diversos pólos onde a UniLúrio está implantada.

 

  1. Competências do Gabinete (GaGIU)

Compete a este Gabinete:

  1. Monitorar e Avaliar o grau de execução dos Planos de Actividades e Orçamento das obras em todos os pólos;
  2. Controlar o cumprimento dos planos de actividades, e os resultados obtidos e a eficiência das obras;
  3. Garantir a elaboração do informe semestral e anual do progresso das obras, relatórios e o fornecimento de dados solicitados;
  4. Assegurar a administração dos recursos humanos, materiais e financeiros alocados, promover o melhor aproveitamento e desenvolvimento dos mesmos, tendo em conta os objectivos do Gabinete;
  5. Estimar o tempo útil dos imóveis e desenhar estratégias do uso correcto dos mesmos;
  6. Criar parcerias e propor a contratação de empreitada para a edificação e manutenção ou recuperação de imóveis da Universidade.

 

  1. Composição e Funcionamento do GaGIU

As actividades realizadas pelo Gabinete de Gestão de Infra-estrutura Universitária são de carácter multi-sectorial, ou seja, existe uma total harmonia e coordenação com as demais unidades orgânicas, órgãos centrais e Centros da Universidade, contando, por isso, dentro da sua estrutura a disposição de subunidades que vão desde a planificação e estudos de projectos de construção civil à administração de empresas como se pode contemplar a seguir:

 

  1. Conselho de Direcção;
  2. Director;
  3. Departamento de Planificação e Estudo de Projectos (DPEP);
  4. Departamento de Fiscalização (DF);
  5. Departamento de Manutenção de Infra-estrutura (DMI);
  6. Departamento de Administração.

 

Organigrama:

DIRECTOR

CONSELHO DE DIRECÇÃO

Dep. Planificação, Estudos e Projectos

Dep. de Fiscalização

Dep. de Manutenção de Infra-estruturas

Dep. de Administração

    Figura 1. Organigrama do GaGIU.

 

3.1. Conselho de Direcção

O Conselho de Direcção é um órgão máximo de gestão do GaGIU e é presidido pelo Director. É constituído pelos seguintes membros: Director; Chefe de Departamento de Planificação, Estudos e Projectos; Chefe de Departamento de Fiscalização; Chefe de Departamento de Manutenção de Infra-estruturas; Chefe de Departamento de Administração e Secretario Executivo do Gabinete. Este Conselho reúne uma vez por semana por meio de uma convocatória emitida pelo Director da Unidade.

Compete este Conselho:

  1. Convocar e registar os encontros e/ reuniões do Gabinete;
  2. Tomar as medidas necessárias para a elaboração de planos;
  3. Analisar o funcionamento do Gabinete e das Subunidades;
  4. Propor questões a serem analisadas pelo conselho do Gabinete;
  5. Propor ao reitor a nomeação do Director do Gabinete;
  6. Acompanhar o processo de homologação dos acordos e parcerias do Gabinete;
  7. Promover a racionalização e eficiência dos serviços do Gabinete;
  8. Monitorar a execução dos Planos do Gabinete.

 

3.2. Director

O Director é um órgão executivo de representação, gestão administrativa e de orientação do Gabinete. Ele é nomeado pelo Reitor sob a proposta do Conselho de Direcção. Este titula as seguintes competências:

  1. Representar o Gabinete dentro e fora da Universidade;
  2. Apoiar o Reitor nas actividades de edificação da Universidade;
  3. Supervisionar as actividades dos Departamentos e colectivos de trabalho do Gabinete;
  4. Responder pela organização, operação, disciplina, criação do ambiente favorável ao trabalho do Gabinete;
  5. Administrar e gerir os recursos humanos, materiais e financeiros atribuídos ao Gabinete;
  6. Promover e participar na formação e capacitação dos funcionários do Gabinete;
  7. Convocar e presidir as reuniões do Conselho de Direcção do Gabinete;
  8. Elaborar Planos de Actividades e de Orçamento do Gabinete;
  9. Supervisionar e avaliar o desempenho dos recursos humanos do Gabinete;
  10. Elaborar e apresentar relatórios e registos de todas as actividades do Gabinete. 

3.3. Departamento de Planificação e Estudo de Projectos (DPEP)

O Departamento de Planificação e Estudo de Projectos (DPEP) é uma subunidade do GaGIU que vela pela Projecção e avaliação de projectos de construção civil da Universidade. Ele é representado por um Chefe subordinado pelo Director e que tem as seguintes competências:

  1. Representar e dirigir o departamento;
  2. Coordenar e controlar todas as actividades do departamento;
  3. Apoiar no desenho de planos e orçamento da Unidade;
  4. Elaborar relatórios do departamento;
  5. Apoiar na procura de soluções para o desenvolvimento do Gabinete;
  6. Apoiar na promoção da boa comunicação e relação interpessoal dentro do Gabinete;
  7. Conduzir e coordenar estudos de concepção e construção projectos;
  8. Promover e inovar acções de criação e desenvolvimento de projectos de construção civil.

 3.4. Departamento de Fiscalização (DF)

O Departamento de Fiscalização (DF) é uma subunidade do GaGIU e responsável no acompanhamento e controlo das obras de construção civil da Universidade. Este Departamento é representado pelo um chefe que subordina ao Director do Gabinete e possui as seguintes competências:

  1. Representar e dirigir o departamento;
  2. Coordenar e controlar todas as actividades do departamento;
  3. Apoiar no desenho de planos e orçamento da Unidade;
  4. Elaborar relatórios do departamento;
  5. Apoiar na procura de soluções para o desenvolvimento do Gabinete;
  6. Apoiar na promoção da boa comunicação e relação interpessoal dentro do Gabinete;
  7. Conduzir e coordenar estudos de concepção e construção projectos;
  8. Supervisionar e controlar todas as obras da Universidade;
  9. Efectuar levantamento, mapear anomalias e definir soluções técnicas em projectos de construção civil;
  10. Criar parcerias de assistência técnica em projectos de construção civil.

 

  • Departamento de Manutenção de Infra-estrutura (DMI)

O Departamento de Manutenção de Infra-estrutura (DMI) é uma subunidade do GaGIU e responsável na gestão e recuperação das infra-estruturas imóveis da Universidade. Este Departamento é representado pelo um chefe que subordina ao Director e possui as seguintes competências:

  1. Representar e dirigir o departamento;
  2. Coordenar e controlar todas as actividades do departamento;
  3. Elaborar relatórios do departamento;
  4. Apoiar na procura de soluções para o desenvolvimento do Gabinete;
  5. Apoiar na promoção da boa comunicação e relação interpessoal dentro do Gabinete;
  6. Conduzir e coordenar estudos de concepção e construção projectos ou obras;
  7. Propor medidas correctivas e de manutenção dos imóveis (infra-estruturas) da Universidade;
  8. Procurar soluções de assistência técnica em projectos de construção civil junto de varias Direcções e parceiros. 

 

  • Departamento de Administração (DA)

O Departamento de Administração (DA) é uma subunidade do GaGIU responsável pela administração e gestão do espaço, recursos financeiros e material. Ele é representado por um Chefe subordinado pelo Director e que coordena com os outros departamentos do Gabinete. Porém, este tem as seguintes competências:

  1. Representar e dirigir o departamento;
  2. Coordenar e controlar todas as actividades do departamento;
  3. Apoiar no desenho de planos e orçamento do Gabinete;
  4. Apoiar na gestão administrativa, patrimonial do Gabinete;
  5. Apoiar na promoção da boa comunicação e relação interpessoal dentro do Gabinete;
  6. Apoiar na organização da informação, arquivos e do espaço do Gabinete;
  7. Coordenar na logística e procurment do Gabinete;
  8. Elaborar relatórios do departamento;
  9. Propor o treinamento e capacitação do pessoal do Gabinete;
  10. Apoiar na procura de soluções de vanguarda e­ ou desenvolvimento do Gabinete;
  11. Coordenar no desenho de propostas de contratação de empreitada para prestação de serviços de construção e manutenção de imóveis da Universidade.

 

  1. Distribuição de Actividades Específicas (AE) de cada Órgão do GaGIU

4.1. Conselho de Direcção                                                       

  • Actividade Específica 1: Desenho de Planos e Projectos de Obra

Conselho de Direcção

Actividade Específica 1

Desenho de Planos e Projectos de Obra

Fonte de Verificação

Tarefas

Identificação de Necessidades de infra-estruturas e de espaço para edificação de imóveis da Universidade.

Reuniões rotineiras.

Desenho e estudo de estratégias para a concretização das necessidades de edificação e manutenção de imóveis.

Projecção de planos de Acção para a realização das actividades de edificação, monitoria e avaliação de imóveis.

Monitorização e actualização de planos e relatórios de obras.

  

  • Actividade Específica 2: Acompanhamento e Controlo das Actividades do Gabinete

O acompanhamento e controlo são actividades d carácter continua e que são desenvolvidas pelo Gabinete a fim, de medir o nível de cumprimento e de produção.

 

Conselho de Direcção

Actividade Específica 2

Acompanhamento e Controlo das Actividades do Gabinete.

 

Fonte de Verificação

Tarefas

Acompanhamento e avaliação das equipas do Gabinete

Reuniões rotineiras, Atas e Relatórios de actividades (semestrais e anuais).

Projecção, registo e ajusto das despesas, saldos, pagamentos e outros dados relativos às transacções e relatórios periódicos do Gabinete.

Avaliação dos projectos e Planos de obras

 

Fiscalização e produção Relatórios de obras.

 

 

 

  • Actividade Específica 3: Organização e Gestão Organizacional  

A organização e gestão organizacional são actividades de rotina com objectivo de harmonizar as actividades do Gabinete.

Conselho de Direcção

Actividade Específica 3

Organização e Gestão Organizacional  

Fonte de Verificação

 

Gestão de arquivos e Colecta de dados para a tomada de decisão do Gabinete

Fichas de Avaliação de desempenho; Atas e Relatórios de actividades (semestrais e anuais).

Apoio na definição de estratégias de comunicação interpessoal.

Gerenciamento de equipas de trabalho do Gabinete

Elaboração de planos e relatórios de actividades.

Supervisão e controlo das actividades do Gabinete.

 

Desenho de propostas de formação, treinamento, avaliação e desenvolvimento de pessoal do Gabinete.

 

 4.2. Director

  • Actividade Específica 1: Administração e Gestão do Gabinete

Administração e Gestão da Unidade é uma actividade que consiste na mobilização de recursos para a concretização dos objectivos do Gabinete. Esta actividade é de rotina e envolve vários aspectos gerências e técnicos e de competência do director do Gabinete.

 

Director

Actividade Específica 1

Administração e Gestão do Gabinete

Fonte de Verificação

Tarefas

Definições de acções para o funcionamento do Gabinete

Fichas de Avaliação de desempenho, Actas e Relatórios de actividades

Desenho de estratégias de comunicação e participação dos membros nas actividades do Gabinete

Racionalização dos recursos humanos e viabilização de condições de trabalho dentro do Gabinete

 

Desenho de estratégias e avaliação de funcionamento do Gabinete.

 

 

  • Gestão dos Recursos Humanos

A gestão dos recursos humanos é uma actividade desenvolvida pelo Director, que constitui uma estratégia de medir o desempenho e o desenvolvimento dos profissionais do Gabinete, em função das actividades que realizam, das metas estabelecidas dos resultados alcançados e do potencial de desenvolvimento demonstrado dentro de um período definido.

Director

Actividade Específica 2

Gestão dos Recursos Humanos

Fonte de Verificação

Tarefas

Treinamento e acompanhamento de pessoal.

Fichas de Avaliação de desempenho; relatóriosde actividades

Identificação de estratégias para motivação e satisfação no trabalho.

Definição de estratégias de comunicação dentro do Gabinete.

Avaliação de desempenho de pessoal do Gabinete.

 

Elaboração de propostas de nomeação, progressão e exoneração de pessoal do Gabinete.

 

 

  • Departamento de Planificação e Estudo de Projectos (DPEP)
    • Actividade Especifica 1: Criação e Mapeamento de Projectos

Departamento de Planificação e Estudo de Projectos (DPEP)

Actividade Específica 1

Criação e mapeamento de projectos

Fonte de Verificação

 

 

Tarefas

Identificação e definição de prioridades, recursos, modelos de projectos para operação e manutenção de imóveis.

Planos e Relatório de obras.

Definição de estratégias de segurança e higiene no trabalho.

 

Definição de plano de acção para realização e manutenção de imóveis.

 

 

Definição de plano de monitoria e avaliação de execução e manutenção de imóveis.

 

 

  • Departamento de Fiscalização (DF)
    • Actividade Especifica 1: Monitoria e Avaliação de imóveis

Departamento de Fiscalização (DF)

Actividade Específica 1

Monitoria e Avaliação de imóveis

Fonte de Verificação

 

 

Tarefas

Acompanhamento, avaliação de medidas e estágios de concepção e execução de obras.

Planos e Relatório de obras.

Verificação dos equipamentos necessários para operação de obras.

Avaliação de condições e medidas de segurança e higiene no trabalho.

Avaliação do estado ou condições de utilização de imóveis e definição de políticas de segurança.

Avaliação da demonstração técnica do empreiteiro durante a prestação de serviços e bens.

 

Elaboração de relatórios técnicos

 

 

 

 Departamento de Manutenção de Infra-estrutura (DMI)

    • Actividade Especifica 1: Levantamento e estudo de infra-estruturas imóveis

Departamento de Manutenção de Infra-estrutura (DMI)

Actividade Específica 1

Levantamento e estudo de infra-estruturas imóveis  

Fonte de Verificação

 

 

Tarefas

Levantamento (identificação de anomalias) e avaliação de estado e possíveis soluções para o uso eficiente de imóveis

Planos e Relatório de obras.

Recuperação ou reabilitação de imóveis (pintura, canalização ou tubagem, instalação de sistemas eléctricos, etc).

Mobilização e decoração (incluindo os serviços de jardinagem) de imóveis

Supervisão e controlo de serviços de manutenção de imóveis

 

Elaboração de relatórios técnicos

 

 

  • Departamento de Administração (DA)
    • Actividade Específica 1: Organização e Gestão Administrativa e Financeira

Departamento de Administração (DA)

Actividade Específica 1

Organização e gestão administrativa e financeira

Fonte de Verificação

 

 

Tarefas

Levantamento e registo de informações (gerências) para a tomada de decisão.

Fichas e Relatórios de actividades Balancetes e demonstrações financeiras.

Organização e controle dos materiais necessários para a execução das tarefas de operação de imóveis.

Definição de estratégias de desenvolvimento do Gabinete.

Apoio no treinamento de pessoal de apoio da Unidade

Controle do património da Unidade  

Organização de arquivos e de documentos da Unidade

Apoio na Planificação e execução de orçamento da Unidade.

Elaboração e controle de contratos e convénios da Unidade

 

Elaboração de relatórios e balancetes da Unidade

 

 

  1. Necessidades de Formação do Pessoal do GaGIU

Necessidade de Formação de Pessoal do GaGIU

Área / Domínio

Curso

Tipo de Curso

Nº de Beneficiário

Beneficiário (s)

Construção e Supervisão de Obras

 

 

 

 

Gestão de Assentamentos Informais e Planeamento Físico

 

 

 

 

Gestão

Financeira/

Contabilidade

Contabilidade Financeira

Profissional

 

 

Primavera

Profissional

 

 

Softwares de soluções arquitectónicas e construção civil   

 

 

 

 

  

  1. Metas a Alcançar

A médio e longo prazo, o GaGIU pretende consolidar a Universidade com:

  1. Uma rede de infra-estruturas completas e capazes de dar o conforto a comunidade académica (estudantes, docentes, CTA’s e a população);
  2. Um apetrechamento e melhoramento de imobiliário em todos os Campis da UniLúrio; 
  1. Uma segurança e tempo de vida dos imóveis da Universidade por meio de definição de políticas de segurança, manutenção e prevenção dos mesmos; e
  2. Projecção de novos imóveis modernos e seguros. 

 

  1. Previsão de Pessoal ao curto, médio e longo prazo

Quadro de Pessoal Previsto para 2019

Ordem

Função

Observação

01

Director

 

02

Departamento de Administração

Novo

03

Chefe de Departamento de Planificação e Estudo de Projectos

Novo

Quadro de Pessoal Previsto para 2020

Ordem

Função

Observação

01

Director

 

02

Departamento de Administração

 

03

Chefe de Departamento de Planificação e Estudo de Projectos

 

04

Chefe de Departamento de Fiscalização

Novo

Quadro de Pessoal Previsto para 2021

Ordem

Função

Observação

01

Director

 

02

Chefe de Departamento de Administração

 

03

Chefe de Departamento de Planificação e Estudo de Projectos

 

04

Chefe de Departamento de Fiscalização

 

05

Departamento de Manutenção de Infra-estrutura

Novo

Quadro de Pessoal Previsto para 2022

Ordem

Função

Observação

01

Director

 

02

Departamento de Administração

 

03

Chefe de Departamento de Planificação e Estudo de Projectos

 

04

Chefe de Departamento de Fiscalização

 

05

Departamento de Manutenção de Infra-estrutura

 

06

Secretaria Executivo

Novo

Quadro de Pessoal Previsto para 2023

Ordem

Função

Observação

01

Director

 

02

Departamento de Administração

 

03

Chefe de Departamento de Planificação e Estudo de Projectos

 

04

Chefe de Departamento de Fiscalização

 

05

Departamento de Manutenção de Infra-estrutura

 

06

Secretaria Executivo

 

07

Técnica Orçamentista  

Novo

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